Что и как нужно контролировать в организации

Как правило, и подход, и воплощение процесса контроля зачастую крайне упрощенное - сравнение планируемых показателей с реальными. Например, приобрели сто мешков с цементом, положили на склад, отпустили 36, при инвентаризации обнаружили, что осталось 55. Уволили кладовщика из-за выявленной недостачи. Этот пример демонстрирует узкое и деформированное понимание контроля, как такового.

Правильный подход

Во-первых, грамотный подход включает в себя не только сравнение запланированных цифр и показателей с фактическими, в него должен входить анализ отклонений и обязательное принятие решений по таким расхождениям. Запланированные показатели могут регламентироваться стандартами и инструкциями, величинами, цифрами. По видам контроль может быть предварительным, текущим или заключительным.

Предварительный проводят на этапе планирования какого-либо действия. Сюда может входить подсчет требуемых вложений, анализ мнения экспертов или собственных сотрудников о будущей операции и т.п.

Текущий производят в процессе выполнения поставленной задачи или рабочего процесса. Для данного процесса в сфере розничной или оптовой торговли можно использовать разнообразные автоматические системы или программное обеспечение, например, программу StoreHouse, которая весьма эффективно показала себя в оптимизации складского учета.

Заключительный проводят, соответственно, по достижению поставленной цели. Все выявленные отклонения должны быть учтены при постановке новой задачи и начале нового процесса.

Направления и нюансы

Контролировать необходимо все сферы работы - средства, процессы, ресурсы, людей. Что касается процессов, то внимательный подход возможен только там, где процесс четко прописан, есть инструкция, подлежащая строгому выполнению. Например, творческий процесс проконтролировать сложно, практически невозможно, а вот технологический процесс или стандартизированные действия персонала вполне реально. Для контроля выполнения служебных инструкций сотрудниками в сфере общественного питания может помочь автоматизация ресторана, которая позволяет проанализировать самый главный и тяжело поддающийся учету фактор - время.

Только систематический контроль и обязательное исправление отклонений от планируемых показателей может влиять на эффективность работы.